Comment être productif chez soi sans succomber au canapé-télé ? Voici le petit guide du télétravail

Être efficace en télétravail : le petit guide pour bien manager en télétravail

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Depuis la fin de l’année 2019, presque 1 million de personnes en France se retrouvent à télétravailler en raison de l’apparition de l’épidémie de la COVID-19. Ce chiffre peut paraître plus faible si nous prenons le temps de le comparer avec le nombre total de salariés sur le territoire français. Avec les nombreux confinements que nous avons connus, le home office a connu une véritable tendance ces deux dernières années. Et pourtant, cette pratique contraignait la majorité des entreprises et des salariés voire leurs organisations et leurs manières de vivre complètement changer.  La grande question revenait : comment s’organiser ? Comment être productif chez soi sans succomber au canapé-télé ?  Comment se créer un espace de travail optimisé ? Workeez est là pour vous donner quelques conseils qui vous permettront d’être efficace en télétravail.

Le petit guide pour bien manager en télétravail

Du côté de l’Entreprise Utilisatrice

Cette crise sanitaire a bousculé bien des choses. Une réorganisation de vos tâches et de vos équipes est certainement à envisager afin que vos collaborateurs puissent travailler sereinement et efficacement malgré ces circonstances quelque peu étranges. Pour garder une bonne dynamique dans vos équipes, voici 6 conseils pratiques !

Bien définir les tâches de chacun de vos collaborateurs.

Tout comme vous pouvez manager dans vos locaux, il est essentiel de savoir bien définir les tâches et missions de chacun de vos collaborateurs. Vous pouvez les définir précisément, ainsi que les objectifs à atteindre ainsi que les résultats qu’ils doivent obtenir. Cette méthode a déjà pu faire ses preuves, elle sera d’autant plus efficace et indispensable pour le télétravail de vos équipes.

Maintenir une cohésion d’équipe

Il y a toujours un risque qu’une monotonie s’installe lors des journées de télétravail auprès de vos équipes. Cela peut être dû à une généralisation d’un manque de cohésion d’équipe, le manque de communication entre collègues ou managers. Pour prévenir cette dérive et cette potentielle perte de motivation des troupes, il serait judicieux de consacrer quelques jours de travail présentiel si votre entreprise vous le permet, ou privilégier un système de réunions et communications en ligne avec vos employés entre eux. De cette manière, vous pourrez créer de vrais échanges formels et informels. C’est toute la qualité de ces petits moments d’échange qui favorise une bonne cohésion d’équipe.

Faire preuve d’adaptabilité

Dans le management, il y a une grande part d’équilibre psychologique. Il est nécessaire de mettre en avant cet aspect du métier de façon à comprendre tous vos employés et vos équipes. En procédant de cette manière, votre flexibilité sera récompensée en sachant adopter quelles attitudes aborder en fonction des situations et des conséquences. Au final, tout ce travail d’adaptabilité fournira une qualité d’autonomie à accorder à chacun des membres de votre équipe.

Optimiser les outils de collaboration à distance

L’optimisation des outils de collaboration en distance fait écho au point sur le maintien de la cohésion d’équipe. Mettez en place des solutions de communications directes entre votre employé pour maintenir une bonne collaboration orale. Aussi, vous pouvez miser sur l’utilisation d’outils de digitalisation qui rendra plus agréable, et plus qualitative, la gestion du travail à domicile.

Créer une organisation avec l’équipe

L’idée de ce point est d’instaurer une routine entre équipes et collègues. En télétravail, il est primordial de favoriser un bon management des équipes. Pour introduire ces aspects ritualisés, vous pouvez commencer par la mise en place de briefing à distance matinaux (pourquoi pas les lundis matin) pour faire le point, qui permettront de vrais échanges entre les membres de l’équipe. Par la même occasion, vous pouvez mettre en place des débriefings de fin de semaine afin de connaître les ressentis de vos équipes sur leur semaine.

Il est impératif de créer et de maintenir cette communication en qualité formelle et informelle.

Il est essentiel de savoir bien définir les tâches et missions de chacun de vos collaborateurs.

Se former au management télétravail

Avec l’avènement du télétravail, de nombreux manager ou chefs d’entreprise ont dû revoir leur organisation ainsi que leur manière d’encadrer leurs équipes qui peuvent être géographiquement dispersées. Guider une équipe sur un lieu de travail est déjà quelque chose, mais il en est totalement différent en distanciel ! Suivre une formation sur le management en télétravail ne peut qu’être bénéfique pour vous. Elle vous permettra :

  • Analyser votre manière de travailler
  • Remarquer et identifier les lacunes
  • Trouver des leviers d’actions
  • Mieux communiquer avec vos équipes
  • Ajouter une dimension humaine malgré la distance
  • Connaître de nouveaux outils de collaboration en ligne

Du côté du salarié

Cette pandémie mondiale a tout autant bousculé les habitudes de beaucoup de salariés qui ont dû se retrouver à travailler depuis leur domicile. Les mêmes questions revenaient sans cesse : Comment s’organiser ? Comment être productif chez soi sans succomber au canapé-télé ?  Comment se créer un espace de travail optimisé ? Workeez donne quelques conseils pour optimiser votre espace de travail et être productif depuis chez vous !

Avoir des heures régulières

De la même manière que vous travaillerez dans les bureaux de l’entreprise, il est important de définir des horaires réguliers de travail chez vous. Il est essentiel de maintenir cet équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, et encore plus lorsque vous travaillez depuis votre cocon. Certes, en télétravail, vous gagnez beaucoup plus de temps, vous n’en perdez pas dans les transports, le temps de route, et surtout un peu plus de confort de vie grâce à une ou deux heures supplémentaires de sommeil. Cependant, il n’y a plus cette véritable coupure entre les locaux et votre bureau chez vous. C’est pourquoi il est important de se fixer des horaires dédiés à votre temps et espace de travail comme vous le feriez au bureau.

Prendre le temps se préparer, comme vous le ferez sans télétravail

Tout comme pour les horaires réguliers que vous devrez vous imposez, il est tout aussi important de prendre le temps de vous préparer le matin. Prenez le temps de vous lever, de vous préparer, de vous habiller convenablement et de prendre votre petit-déjeuner. L’erreur la plus tentante serait de sauter du lit le plus tard possible et d’allumer son poste de travail depuis son lit. Mais il s’agit là d’une source de stress qui ne vous met pas dans de bonnes conditions pour le reste de la journée.

Avoir un vrai espace de travail, au moins le délimiter

Pour faire écho aux deux premiers points, il est essentiel pour votre équilibre pro-boulot de vous trouver un endroit fixe comme un bureau qui favorise votre concentration ainsi qu’une meilleure organisation dans vos tâches à accomplir dans la journée.  Le calme et un espace délimité propice au travail vous permettront de vous projeter plus facilement et vous plongeront dans vos tâches de la journée.

Tout comme sur votre lieu de travail, prenez le temps de soigner votre posture. Ajuster votre chaise, la position de vos coudes, avant-bras et épaules. Votre dos doit bien toucher le dossier, vos pieds doivent être à plat au sol, vos bras doivent reposer sur des accoudoirs, en l’absence de ces derniers, déposez-les sur votre bureau. Vous pouvez même ajuster votre posture en y ajoutant un coussin sous votre fessier.

À lire aussi : 10 conseils pour réussir à déconnecter de son boulot le soir

Assurer une bonne organisation comme au bureau

En ayant un espace totalement fixe, dédié à votre travail, vous pouvez enfin songer et organiser votre temps de travail. Aménagez votre espace comme vous l’auriez fait dans les locaux de votre entreprise. Garder à proximité toutes vos affaires, matériel informatique si vous travaillez principalement sur votre ordinateur, tablette, ainsi que tous vos documents. Le soir, envisagez de mettre de l’ordre dans votre espace. Mettez de l’ordre comme vous le feriez au travail. Cela vous permettra de bien commencer votre prochaine journée.

Garder une bonne communication avec ses collègues et son employeur

Il est fondamental de prendre des nouvelles du côté de vos collègues, sans pour autant tomber dans le syndrome de la réunionite. Prévoyez régulièrement des points, des briefs, en visio ou téléphoniques, dans la semaine afin de continuer d’avancer sur vos différents projets et de tenir au courant votre équipe et votre supérieur.

Cependant, si vous possédez une famille, et notamment des enfants, prévenez vos collègues afin qu’ils puissent être plus indulgents et compréhensifs. Vous pourrez donc aménager vos horaires de réunions et briefs hebdomadaires.

Faire des pauses

Eh oui, en télétravail comme au bureau, faire des pauses est indispensable. Cela permet de s’aérer l’esprit, de se détendre, de dégourdir ses muscles et de reposer ses yeux. Toutes ses pauses permettent de maintenir un bon équilibre et une vie de travail saine. En intégrant des pauses dans votre organisation de travail, vous serez plus concentré, plus efficace dans vos tâches. Gardez à l’esprit de l’organisation de travail à domicile et différente que dans votre entreprise.

Même si vous optimisez votre espace, le télétravail ne vous octroie pas cette possibilité de changer d’environnement. C’est pourquoi, dès que vous vous sentez déconcentré, faites un break. Accordez-vous des pauses de 5 à 10 minutes toutes les heures. Levez-vous, allez prendre l’air, ouvrez une fenêtre. Vous pouvez même fermer quelques instants vos yeux. L’important est de vous déconnecter de votre bureau et de votre écran le temps de laisser du répit à votre organisme.

S’il y a des enfants, pensez à un planning pour eux !

Organisez un planning pour vos enfants, et adaptez-le en fonction de leur âge, mais surtout en fonction de votre disponibilité dans la journée. Chaque foyer dispo de sa propre organisation familiale, cependant, gardez à l’esprit que chaque enfant a besoin d ‘un cadre. La journée de votre enfant sera rythmée avec l’école/crèche/périscolaire, les activités ou même par une baby-sitter si vous en possédez une.

Si vos enfants sont assez grands et autonomes, vous pouvez mettre en place un planning d’activité à suivre. L’idéal serait d’optimiser vos sessions de travail afin de condenser le tout en une journée, pour vous créer du temps avec votre famille.

Bien évidemment, il ne s’agit pas des seules astuces pour être efficace en télétravail ! Il n’y a pas de mauvaises méthodes qui peuvent être appliquées, mais celles relevées dans cet article sont les plus connues et surtout les plus efficaces pour adopter un équilibre sain en télétravail.